Fungsi Toolbar Outline (Group, Ungroup dan Subtotal)

Fungsi Toolbar Outline (Group, Ungroup dan Subtotal)

Ketika anda memulai Excel 2007, terdapat istilah baru yaitu Ribbon merupakan Menu pengganti dropdown (pada excel 2003). Ribbon mempunyai tujuh tab Standar yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View. Setiap tab terdiri dari group-group Toolbar.

Saat ini saya akan menjelaskan mengenai group toolbar bernama outline. Outline merupakan toolbar yang memiliki fungsi membantu pengguna program excel untuk menyatukan data-data menjadi lebih mudah untuk dibaca.

Dalam toolbar outline tersebut memiliki 3 subgroup yaitu Group, ungroup dan subtotal.

Group

Mengelompokan barisan sel kolom atau baris sehingga dapat dirincikan atau disederhanakan.

Misalnya terdapat kelompok data karyawan sebagai 100 data ingin dibuatkan kesimpulan total

Langkah yang harus dilakukan untuk group data adalah:

1.      Blok baris dan kolom yang akan di group

a.       Fungsi shift + space = blok kolom

b.      Fungsi ctrl + space = blok baris

2.      Pilih View à Outline à Group ( Fungsi Alt + A + G + G)

Ungroup

Menghilangkan group yang telah dibuat menggunakan outline ungroup untuk barisan sel kolom atau baris.

Langkah yang harus dilakukan untuk menghilangkan group data adalah:

1.      Blok baris dan kolom yang akan di group

a.       Fungsi shift + space = blok kolom

b.      Fungsi ctrl + space = blok baris

2.      Pilih View à Outline à Ungroup ( Fungsi Alt + A + U + U)

Subgroup

Untuk memperoleh perhitungan jumlah total suatu angka yang cukup banyak dapat dibantu dengan outlines Subgroup. Dalam menjalankan fungsi nya dapat memilih kolom mana yang akan dijalankan fungsinya tersebut dan fungsi yang dijalankan hanya dapat satu fungsi saja.

Langkah yang dijalankan untuk outline subgroup adalah:

1.      Kelompokan datayang akan menjadi patokan yang akan di-subtotal.

2.      Pastikan data dari group data yang ada disisakan 1 kolom kosong paling atas goup data.

3.      Blok seluruh group data beserta 1 kolom kosong ter-blok

4.      Pilih View à Outline à Subgroup (Fungsi Alt + A + B)

5.      Salah memilih Subgroup akan muncul peringatan memilih Ok, Cancel atau help. Pilih Ok saja.

6.      Muncul Tabel subtotal yang terdiri dari:

a.      At each change in

Memilih kolom mana yang akan menjadi patokan yang akan menggunakan fungsi (Use fungsion). Kolom yang muncul sejumlah blok data yang dilakukan (Fungsi Alt + A).

b.      Use function

Memilih fungsi yang akan dijalankan, fungni tersebut terdiri count (total baris), Sum (Total angka), average (rata-rata total angka), max (total angka terbesar), mix (total angka terkecil), Product, Count Numbers, StdDev, StdDevp, Var dan Varp (Fungsi Alt + U).

c.       Add subtotal to

Memilih kolom mana yang akan digunakan untuk menjalankan fungsi subtotal dan dapat terdiri dari beberapa kolom. (Fungsi Alt + D).

d.      Checklist data:

                                                              i.      Replace current subtotals

Centang maka data yang berada pada blok subtotal akan secara otomatis terbawa dalam perhitungan (Fungsi Alt + C).

                                                            ii.      Page Break between groups

Centang setiap perbedaan patokan yang berbeda dibuatkan jarak 1 kolom (Fungsi Alt + P).

                                                          iii.      Summary below data

Centang membuat adanya Total dari Subtotal kelompok data yang ada (Fungsi Alt + S).

e.       Pilihan penyelesan subtotal:

                                                              i.      Remove All

Berfungsi untuk mengembalikan data yang telah di subtotal ke bentuk normal kolom data. Untuk mengembalikan data tersebut perlu di blok kolom data yang telah ter subtotal, dengan cara yang sama seperti membuat subtotal masuk ke view à outline à subtotal (Fungsi Alt + R).

                                                            ii.      Ok

Menyetujui dilakukan proses subtotal.

                                                          iii.      Cancel

Membatalkan proses subtotal.

Setelah ke-6 langkah subtotal dijalankan sebaiknya data yang telah dilakukan subtotal dipindahkan ke lembaran (sheet) excel dengan Blok data subtotal kemudian paste special value (Klik Kanan di layar yang di blok Copy dan Paste Special Value) agar menghilangkan rumusan subtotal yang ada.

Subtotal dalam M. Excel

Dalam mempelajari fungsi outline tersebut sebaiknya dicoba untuk dipraktikkan dengan mencoba membuat kolom data dan mencoba untuk menjalankan fungsi group, ungroup dan subtotal.

Hasil Subtotal dalam M. Excel

Selamat mencoba dan mempraktikan. Bila teman-teman ada yang ingin berbagi ilmu langsung hubungi saya.

Terima kasih

Rujukan:

group and ungroup

Outline Excel

subtotal